Coordonnateur·trice d’événements

Administrateur·trice

Équipe du quartier général et des opérations

Gérant·e·s du parc

Autres offres d’emploi FringeMTL

Coordination de l’horaire du festival : spectacles, ateliers, 5 à 7, rencontres de l’industrie, événements médiatiques, réceptions de donateurs, etc.

Communication avec les salles et fournisseurs : lieux du festival, vendeurs, fournisseurs, équipes techniques.

Planification, recrutement et formation des bénévoles du festival.

Soutien à l’élaboration des échéanciers, plans de production et documents de déroulement.

Appui au responsable des opérations pour les relations artistes, en tant que personne‑ressource pour les artistes participants.

Coordination des arrivées artistes, séances d’orientation et événements de bienvenue.

Soutien logistique à la programmation, en collaboration avec l’équipe de production.

Travail avec les services aux publics pour assurer une expérience positive pour les artistes et les spectateurs.

Veille à la sécurité et à la sûreté sur les sites en tout temps.

Collaboration avec l’équipe de production pour l’installation et le démontage des sites.

Planification de la soirée de clôture du festival, les Frankie Awards.

Participation à la rédaction du rapport sommaire des activités et événements du festival.

Mise en place des mesures d’accessibilité, de la signalisation, de la circulation du public et des protocoles de sécurité.

Dans le cadre de ces responsabilités, la ou le Coordonnateur·trice des événements soutient l’équipe de direction et peut être appelé·e à travailler avec des employé·es ou des contractuel·les selon les besoins.

Le bilinguisme (français et anglais) n’est pas obligatoire, mais constitue un atout.

Adaptabilité: Capacité d’ajuster ses objectifs et comportements lors de changements prévus ou imprévus, en planifiant, en restant concentré·e, en persévérant et en surmontant les obstacles.

Collaboration: Capacité de contribuer et de soutenir les autres pour atteindre un objectif commun.

Communication: Capacité de recevoir, comprendre, considérer et partager des informations et des idées par la parole, l’écoute et l’interaction.

Résolution de problèmes: Capacité d’identifier, d’analyser, de proposer des solutions et de prendre des décisions.

Compétences techniques: Capacité de développer des habiletés liées aux aspects pratiques ou mécaniques d’une activité, incluant l’application de processus techniques et du savoir‑faire requis.

Maintenir les systèmes administratifs, bases de données et archives du festival.

Aider à la planification des réunions, à la prise de notes et à la coordination interne.

Soutenir les tâches liées aux ressources humaines, notamment l’intégration du personnel saisonnier et des bénévoles.

Gérer les fournitures, l’équipement et les ressources du bureau.

Servir de personne‑ressource pour les artistes et compagnies participantes.

Gérer les processus d’inscription, d’accueil et les documents requis.

Communiquer clairement les politiques, échéances et procédures du festival.

Soutenir les séances d’orientation, réunions d’information et briefings du festival.

Aider au rapprochement des dépenses et au traitement des factures.

Maintenir des dossiers précis concernant les paiements aux artistes et soutenir le rapprochement de la billetterie.

Préparer et organiser les ententes artistes, contrats de fournisseurs et documents du festival.

Aider à la préparation de rapports, comptes rendus, statistiques et documents d’archives.

Contribuer aux communications du festival, infolettres et mises à jour destinées aux artistes.

Maintenir des dossiers internes précis pour l’évaluation et le rapport post‑festival.

Collaboration — Contribuer et soutenir les autres pour atteindre un objectif commun.

Communication — Recevoir, comprendre et partager efficacement l’information.

Compétences numériques — Utiliser des outils et technologies pour gérer, créer et partager du contenu.

Numératie — Comprendre et utiliser l’information mathématique pour analyser, calculer et estimer.

Compétences techniques — Développer des habiletés liées aux processus pratiques, techniques ou mécaniques.

Event Coordinator

Administrator

Headquarters and Operations Team 

Fringe Park Managers

Other FringeMTL Jobs

assist in coordinating the full festival event schedule (performances, workshops, 5à7s, industry mixers, media events, donor receptions, etc.) 

liaise with festival venues, vendors, suppliers, and technical teams schedule-making, recruiting and training festival volunteers 

support in the development of event timelines, production schedules, and run-of-show documents 

assisting the operations manager in artist relations (as a point of contact for participating artists) 

coordinate artist check-ins, orientation sessions and welcome events 

support with logistic for event programming overall in coordination with the producing team 

working with patron services to ensure a positive experience for audiences and artists

ensuring security and safety on sites at all times 

collaborating with the production team on the site install/strike 

planning the festival’s closing night awards ceremony, the Frankie Awards 

helping create a summary report of the festival’s activities and events 

ensure accessibility measures, signage, audience flow, and safety protocols are in place. With these responsibilities, the Event Coordinator assists the senior staff and is also responsible for

working with staff or contractors as required.

Bilingualism (French and English is not a must, but an asset).

Adaptability - The ability to achieve or adjust goals and behaviours when expected or unexpected change occurs, by planning, staying focused, persisting, and overcoming setbacks. For example, one uses this skill to change work plans to meet new deadlines, learn how to work with new tools and improve skills through feedback.

Collaboration - The ability to contribute and support others to achieve a common goal. For example, at work we use this skill to provide meaningful support to team members while completing a project.

Communication - The ability to receive, understand, consider, and share information and ideas through speaking, listening, and interacting with others. For example, we use this skill to listen to instructions, serve customers and discuss ideas.

Problem-solving - The ability to identify, analyze, propose solutions, and make decisions. Problem solving helps you to address issues, monitor success, and learn from the experience. For example, we use this skill to make hiring decisions, select courses of action and troubleshoot technical failures.

Technical skills - The ability to develop capabilities that relate to the practical or mechanical side of an activity, the application of a set of technical processes and its required know-how. 

Maintain festival administrative systems, databases, and filing. 

Assist with scheduling meetings, minute-taking, and internal coordination. 

Support HR-related tasks such as onboarding seasonal staff and volunteers. 

Manage supplies, equipment, and office resources. 

Serve as a point of contact for participating artists and companies. 

Manage artist registration and check-in processes and paperwork. 

Communicate festival policies, deadlines, and procedures clearly to artists. 

Support artist orientation sessions, information meetings, and festival briefings. 

Assist with expense reconciliation and invoice processing. 

Maintain accurate artist payment records and support box office reconciliation. 

Prepare and organize artist agreements, vendor contracts, and festival documentation.

Help prepare reports, meeting notes, statistics, and archival documentation.

Assist with festival communications, newsletters, and artist updates. 

Maintain accurate internal records for post-festival evaluation and reporting. 

Collaboration - The ability to contribute and support others to achieve a common goal. For example, at work we use this skill to provide meaningful support to team members while completing a project.

Communication - The ability to receive, understand, consider, and share information and ideas through speaking, listening, and interacting with others. For example, we use this skill to listen to instructions, serve customers and discuss ideas.

Digital Skills - The ability to use digital technology and tools to find, manage, apply, create, and share information and content. For example, we use this skill to create spreadsheets, safely use social media, and securely make online purchases.

Numeracy - The ability to find, understand, use, and report mathematical information presented through words, numbers, symbols, and graphics. For example, we use this skill to perform calculations, manage budgets, analyze, and model data and make estimations.

Technical skills - The ability to develop capabilities that relate to the practical or mechanical side of an activity, the application of a set of technical processes and its required know-how. Language required for job: